conpass.com、partake.in、atnd.orgといったサービスで、特に無償の勉強会のページを作って参加者を募ったとします。すると、一定以上の規模のイベントでは少なくない割合で、当日になってからキャンセルの連絡（だいたいボタン一発でできるようになっている）もせずに不参加な人が出ます。これは、数年前にも議論されてて、「勉強会 ドタキャン」でぐぐると色々な議論が出て来ます。
ここでは、一応それなりの数の勉強会を主催した事のある立場（あるいは運営側）としてこの問題に対してどう対処すべきか、改めて考えてみようと思います。結論を先に述べると、このようなサービスを利用したときに一定割合のキャンセルが出るのを前提とした上でその場合に余計な手間がかからないような方法を取るべき、というのが私の主張です。
確かに、最低限の連絡なしのドタキャンは懇親会の予約変更を初めとした主催者の負担になりますし、主催者が感情的にやりきれない気分になることがあるかと思います。
ただ、マナーに問題があるといった批判が多くあったにも関わらず、これまでそれらのサービスを使って開催された数々の勉強会において、一定割合の無断キャンセルがどうしようもなく発生しているのも確かです。ですから、現状では一定割合の無断キャンセルが出ることを前提に勉強会の計画を立てるのが無難だと考えます（システム的には無断キャンセル回数などをブラックリスト方式で共有できると良いですが、現状ではそういった機能のあるサービスはおそらくないので）。
感情の問題は、本人的にどうにもならない部分はありますが、経験上、そういう現象だとあらかじめ考えておけばがっかりしなくて済みます。後できっちりと批判を行うことで、改めて問題提起になるということもあるでしょうから、黙っているべきというわけではありません。心構えとしてはそれくらいの方が良いという話です。
会場規模と募集人数は一概に言えませんが、一定割合(2〜3割くらいは普通、悪ければ5割近くになることもあります)の無断キャンセルが発生するため、基本的に、募集人数＞応募人数（補欠枠を除く）>>>参加人数になります。募集の仕方もそれを前提にして考えるのが良いでしょう。ここで重要になるのが補欠枠の存在（不存在）です。多くのシステムで補欠枠の人はキャンセルが出た場合に繰り上がりますが、当日（あるいは前日）急に繰り上がってしまっても、既に当日の予定を入れているので行けない、という場合は少なくありません。
募集枠は会場のキャパシティより多少少なめにとっておいて、補欠枠の人数に応じて余裕を持って拡張できるようにしておくのが良い、というのが自分の考えです。当日予想より大幅に参加者が少ないといった事を防げますし、補欠枠の方にとっても、急に補欠枠から繰り上がったけど参加できないということを防げます。また、そもそも補欠枠を考えずに、募集人数（真のキャパシティより少なめ）+ N人に達した時点で、枠を拡張して募集を打ち切るということも考えられます。また、ドタキャンの問題を置いといても、キャパシティぎりぎりだと参加者にとっても窮屈ですから、最初の募集枠は会場のキャパシティより少なめにとっておく事は良いことです。
会場費を参加者で割り勘する場合は、事前に必要な料金を徴収可能なサービスを利用するのが良いでしょう。これは不特定多数が参加することを想定した場合の話で、比較的信頼できる少数の人数だけでやるのは野暮かもしれません。
特にドタキャンによる手間増と金銭的な損失が発生しやすい懇親会については、次のような対応が考えられます。
- 予約済みでキャンセル料がかかる場合は、事前に必要な料金を徴収する。サービスは事前決済が可能なものを利用する
- 人数の増減に柔軟に対応できる形にする。たとえば、会場でピザを注文するといった形にすれば、当日参加者が増減しても柔軟に対応可能（会場での飲食が可能な場合）
- そもそも懇親会の有無を事前に決定しない。当日に先延ばしにする
あくまで自分の浅い経験に基づいた考えですかが、叩き台として参考になればと思います。
こんなことを書いておいてなんですが、自分はといえば、会場は無償で必要な設備を貸してくださる方に頼んで（無償で会場を貸してくださるのはほんと助かります）、懇親会は会場でやる形にするか、飲み屋でやる場合はその場の流れに任せるといういいかげんな運営な事が多かった気がします（特に初期の頃）。こういうやり方は、参加者の方や会場提供者の方に一部負担をかけてしまう場合もあるので、あまり真似しない方が良いです。
